Schnell und sicher über Internet statt per Telefonleitung

Das Bestellverfahren zwischen Apotheke und Großhandel wurde auf einen neuen Standard umgestellt. Die bisherige, 1985 eingeführte, ISDN-basierte Kommunikation (MSV2) wird durch ein internetgestütztes Protokoll (MSV3) abgelöst.

Positiv: aposoft-Anwender müssen sich kaum umgewöhnen, und auch im Workflow (Arbeitsablauf) hat sich nichts geändert.

Neu ist: Die Datenübertragung wird generell von der Apotheke initiiert. Ein Abruf des Großhandels, wie bislang unter MSV2 erforderlich, entfällt.

Die Vorteile des neuen Systems für die Apotheke liegen auf der Hand: eine schnellere und sichere Datenübertragung, eine detaillierte Rückmeldung zur Bestellung sowie umfangreichere Verfügbarkeitsinformationen zu den georderten Artikeln.

Die Zugangsdaten können unter Stammdaten → Großhändlerdaten beim Großhändler hinterlegt werden. Dazu wählt man zunächst den Kommunikationstyp aus (worauf aposoft die Zugangsadresse (URL) automatisch einträgt) und fügt dann den Benutzernamen und das Kennwort ein. Mit der Bestätigung OK und erfolgreichem Verbindungstest werden die Vertragsdaten über das Postfach zugestellt.

aposoft prüft täglich die Vertragsdaten, die neben den Bestellfenstern Zusatzinformationen, wie beispielsweise vereinbarte Rückmeldungen (detailliert/allgemein), enthalten. Sollten diese von bekannten Daten abweichen oder gänzlich neu sein, findet die Apotheke eine Nachricht in ihrem Postfach. Diese Nachricht muss – derzeit – mit dem „Chefkennwort“ bestätigt werden. So ist sichergestellt, dass die Apotheke über Änderungen der Bestellfenster oder anderer Parameter der Datenübertragung in Kenntnis gesetzt wird.

Die neue Datenschnittstelle MSV3 beinhaltet nicht nur die Bestellübertragung zum Großhandel, sondern unter anderem auch die Abfrage von Verfügbarkeiten sowie Rücknahmeangeboten. Apotheken, die in der Vergangenheit bereits die Verfügbarkeitsabfrage genutzt haben, können diesen Service nach Hinterlegung der MSV3-Zugangsdaten automatisch über das MSV3-Protokoll abwickeln.

In einigen Programmteilen ist die Anzeige von Artikeln, für die eine Prüfung der Verfügbarkeit durchgeführt wird, nun detaillierter. Man sieht pro Großhändler die verfügbare Menge, die mögliche verspätete Menge (in diesem Fall Verbund), Defektmengen und Hinweise zur Lieferung beziehungsweise zum Austausch oder Defektgrund.

Wenn man im Bestellfenster nach Abfrage der Verfügbarkeit in der Liste der Ergebnisse navigiert, wird, sofern der gewählte Großhändler die angefragte Menge liefern kann, dieser automatisch im Eingabefeld für die Großhändlernummer eingetragen. Kann der gewählte Großhändler die Menge nicht bedienen, wird, sofern vorhanden, der feste Lieferant dieses Artikels oder der Hauptlieferant (erster Großhändler) eingestellt.

Ein Doppelklick (oder Touch) in eine Zeile führt zur Auswahl des Großhändlers und Bestätigung der Auswahlmaske. Angezeigt werden die Großhändler, bei denen in den Stammdaten die Option Großhändler in Verfügbarkeitsabfragen einschließen gewählt wurde. Sollte dies bei mehr als fünf Großhändlern der Fall sein, werden die ersten fünf dargestellt.

In der Auftragsübersicht findet man automatisch generierte Auftragshinweise. Diese können Auftragskennungen (wie Lager, Abholer oder Automat) ebenso beinhalten wie Angaben zur Tour und Lieferzeit. Dabei ist jedoch zu beachten, dass aposoft keinen Einfluss auf die gemeldeten Hinweise hat. Im Gegensatz zur bisherigen, rein tabellarischen Darstellung sieht man nun ein Baumdiagramm mit den möglichen Defekten und Austauschartikeln. Dort lässt sich mit Hilfe der Cursortasten navigieren.

Eine Bestellübertragung besteht im Minimum aus einem Bestellsatz mit wenigstens einem Auftrag. Kundenmengen und deren Aufträge erscheinen fett gedruckt. Wie bislang kann man die Defekte auf einen anderen Großhändler umbuchen und bei Hinweis auf Verbundmengen auf diese durch Änderung der Liefervorgabe eingehen sowie andere Bearbeitungen vornehmen.

Die Option GH Total zur Umbuchung aller Defekte entfällt. Stattdessen lassen sich über die Baumdarstellung mehrere (oder auch sämtliche Artikel) bearbeiten. Wählt man beispielsweise – während der Auswahlbalken auf dem Haupteintrag eines Auftrags steht – einen anderen Großhändler aus, werden alle Artikel dieses Auftrags umgebucht. Noch eine Ebene höher beträfe das dann sämtliche Artikel aller Aufträge des gewählten Bestellsatzes.

Wurde bei den Stammdaten des Großhändlers die Auswahl Getrennte Aufträge für Lager- und Kundenmengen getroffen, kann man mit Hilfe des Auftrags Abholer alle Artikel mit Kundenmengen umbuchen und muss diese nicht wie bisher einzeln aus den Defekten heraussuchen.

Wenn der Großhandel den Artikel in einer anderen Lieferart (Verbund, Dispo, Nachlieferung) anbietet, kann man durch die Wahl der Liefervorgabe diesem Vorschlag zustimmen.

Auch wenn keine Defekte vorliegen, öffnet sich, im Gegensatz zu MSV2, nach der Übertragung die Defektbearbeitung mit dem Hinweis Keine Positionen vorhanden. Dort hat man stets die Möglichkeit, neben den Defekten die gesamte Bestellung einzusehen. Somit lässt sich direkt nach der Übertragung feststellen, welche Artikel zu welchen Aufträgen gehören und mit welchen Lieferinformationen (sofern vom Großhandel bereitgestellt) diese versehen sind.